Annuleren.
We willen u erop wijzen dat wij tijdens de voorbereiding van een activiteit vaak reeds kosten moeten maken, voorschotten storten of engagementen aangaan, soms in functie van het aantal deelnemers. Zo wensen bijvoorbeeld de meeste restaurants het aantal deelnemers een week vooraf te kennen en zullen sommige bij latere annuleringen ook dat aantal in rekening brengen.
Daardoor kunnen wij bij annulering, zeker bij laattijdige annulering, niet altijd een volledige terugbetaling garanderen. Reeds gemaakte of vastgelegde en niet terugvorderbare kosten, waaronder (een deel van) de vaste en/of administratieve kosten, worden afgetrokken van het terug te betalen bedrag. Behalve in geval van vervanging met wederzijds akkoord zullen de terug betalingen meestal gebeuren ná de activiteit.
Zich laten vervangen kan enkel met instemming van alle betrokken partijen.
De afspraken die wij zelf moeten maken voor onze activiteiten zijn meestal niet vrijblijvend. Het kan voor ons dan ook belangrijk zijn om tijdig het juiste deelnemers te kennen. Daarom rekenen we op uw begrip. Waarvoor dank bij voorbaat!
Groepsuitstappen.
De gouden regel van groepsuitstappen is: ‘blijf steeds bij de groep’ (de groep blijft nl. niet bij u)! Deze regel geldt vanaf het moment van aansluiting bij de groep tot het moment van ontbinding aan het einde van de activiteit zoals beschreven in de aankondigingen.
Indien u zich om enige reden toch van de groep dient te verwijderen kan dit enkel nadat u met de leiding duidelijke afspraken hebt gemaakt.
Als u buiten uw wil van de groep gescheiden raakt dient u de groepsleider(s) te verwittigen via de GSM-nummers die u terugvindt in de mail met informatie die gestuurd wordt aan de deelnemers voorafgaand aan het bezoek.
Inschrijven en betalen.
Tijdig inschrijven is belangrijk: voor alle activiteiten waarvoor tickets, vervoer, catering e. d. moeten besteld worden is inschrijven verplicht. Voor de deelnemers die tijdig hun deelname hebben betaald geldt de volgorde van inschrijving, voor de anderen de volgorde van betaling. Enkel voor bv. eigen lezingen kan u eventueel nog toegang verkrijgen aan de kassa, maar dan enkel indien de capaciteit van de zaal het toelaat. We dienen immers ook rekening te houden met de voorschriften van de brandweer en zaaluitbater. Correct ingeschreven deelnemers hebben dan wel voorrang. De uiterste inschrijvingsdatum is indicatief; het aanvaarden van deelnemers wordt bepaald door de capaciteit van het evenement zoals vastgelegd door de inrichters. We rekenen op uw begrip, veiligheid is nu eenmaal belangrijk.
Inschrijven: u kan geldig inschrijven op volgende wijzen:
· via de knop bij de activiteit op onze website,
· via mail: lhe@cultuursmakers.be of
· desnoods telefonisch via 0470 205 305 (Rosina).
Betaal NIET bij inschrijving, maar wacht op bevestiging. Betalingen waarvoor geen inschrijving kan worden teruggevonden of die anderzijds onduidelijk zijn kunnen zonder meer worden teruggestort.
Betalen: tenzij anders vermeld verwachten we uw deelnameprijs of voorschot (voor cultuurtrips) binnen de zeven kalenderdagen na bevestiging op onze rekening BE45 9731 7261 7089. Dit als definitieve bevestiging van uw deelname. Zorg ervoor dat uw betaling via de mededeling vlot kan worden gekoppeld aan de activiteit waarvoor ze bedoeld is, enkel dan is uw deelname bevestigd. Omwille van de duidelijkheid kan u best een aparte betaling per activiteit doen.
Niet tijdig bevestigde inschrijvingen kunnen, afhankelijk van het aantal aanvragen, naar de reservelijst worden verwezen. We sturen hiervoor maximaal één herinnering.
Museumpassen.
Een aantal musea is niet erg soepel in het combineren van groepstarieven met Museumpassen. Vandaar dat we vaak verplicht zijn om het aantal museumpassen voor een bepaalde activiteit te contingenteren. Dit gebeurt activiteit per activiteit.
Daarnaast volgt de museumpas-korting dan niet vanuit het standaard-tarief, maar wél vanuit het (lagere) groepstarief en dienen museumpas-houders ook proportioneel bij te dragen aan o. a. gidsingskosten en andere globale kosten. De museumpas-korting zal dan ook meestal lager uitvallen dan men op het eerste zicht zou kunnen verwachten.
Museumpas-korting moet worden aangevraagd bij inschrijving!
Privacy
Tijdens onze activiteiten kunnen foto’s genomen worden die we ter beschikking stellen van de deelnemers en/of gebruiken op de diverse kanalen van Cultuursmakers LHE. Door deel te nemen aan de activiteit verklaart u zich hiermee akkoord. U kunt met de fotografen eventueel de nodige afspraken maken om niet te focussen op uw persoon en om verder zoveel als mogelijk buiten beeld te blijven bij andere foto’s.
Verzekering.
Voor meerdaagse reizen en uitstappen raden wij de deelnemers met nadruk aan zich tijdig te voorzien van reis- en annuleringsverzekeringen. Cultuursmakers LHE kan in geen geval optreden als of in de plaats treden van verzekeraars en/of verantwoordelijkheden opnemen die kunnen verwacht worden van een reisbijstandsorganisatie of -verzekeraar.
Zitplaatsen in autocar.
Indien u om medische redenen bepaalde eisen stelt aan uw zitplaats dient u dat bij inschrijving te melden zodat u vooraf weet of hiermee rekening kan gehouden worden.
Verder verzoeken we u met aandrang om de aangebrachte reserveringen te respecteren.
Voor de rest is er vrije zit in de autocar.
© Cultuursmakers
